Nuove professioni freelance negli eventi online e ibridi

Questa puntata del podcast del Freelancecamp parla di nuove opportunità di lavoro nell’ambito dell’organizzazione eventi. Chi meglio di Fabrizio Ulisse, co-founder di Vudio e partner tecnico di molti Freelancecamp, poteva parlarne?

Dopo gli esperimenti dell’ultimo anno, per esempio, è evidente che lo streaming di un evento è qualcosa di centrale e non più un accessorio, e come tale va preparato con cura. L’intera organizzazione dell’evento va ripensata in quest’ottica, soprattutto se sono previsti relatori, o una parte di pubblico, collegati da remoto.

Diventa sempre più importante, quindi, inserire nuove figure professionali preparate sia dal punto di vista tecnico che progettuale, che sappiano adattarsi al nuovo contesto con soluzioni originali e creative. Tra queste nuove professioni freelance per eventi online: interaction manager, content manager, producer e showrunner.

Puoi ascoltare la puntata del podcast, o leggere un estratto della trascrizione qui sotto.

Vorrei parlarvi di alcune opportunità per nuove professioni freelance che secondo me si stanno aprendo nell’ambito degli eventi on-line.

Il nuovo scenario: eventi online ed eventi ibridi phygital

Ci arriviamo per gradi, prima vi racconto come siamo arrivati noi, come società, a progettare i nuovi eventi online. Per chi non lo sa, noi [Vudio, n.d.r ] abbiamo una società che si occupa di produzione video e abbiamo sempre avuto due filoni:

1. La produzione video diciamo “tradizionale”: marketing per Facebook, Instagram, eccetera.
2. Gli eventi in streaming, quindi dirette ad eventi fisici.

Quando a marzo 2020 ci siamo tutti ritrovati nella situazione che sappiano, tutto quello che avevamo programmato era stato bloccato o sospeso o annullato. Quindi, sia qualunque tipo di produzione di tipo 1, che prevedeva il fatto di essere fisicamente in qualche posto a riprendere, sia le dirette di eventi fisici dove bisognava appunto essere lì con persone e riprendere.

Siamo una società piccolina, siamo in cinque (adesso in sette), ma una società ha comunque un costo, e la prima reazione è stata: chiudiamo. Non sapevamo cosa inventarci.
Poi però qualcuno, timidamente, ha cominciato a chiedere soluzioni per fare qualcosa online invece che fisicamente. Si è accesa una lampadina e ci siamo detti: “Beh streaming lo facciamo già, non potrà mai essere poi così diverso”. Parliamo di un periodo in cui appena si cominciava a parlare di Zoom, era un po’ l’inizio per tutti. Poi siamo stati tutti subissati da webinar e dirette varie, ma allora era veramente l’inizio.
E quindi abbiamo deciso di provare a organizzarci in tal senso. 

Ripensare gli eventi e le dirette

Il problema fondamentalmente era come organizzare la produzione di questi nuovi eventi, perché stavamo già capendo che ci doveva essere un modo per evitare di fare delle semplici videoconferenze. Perché un evento online non può essere “accendi la webcam di tutti e ti metti lì con le 50 finestrelle”. Perché non funziona. E che non funzionava si è capito subito. Abbiamo cominciato a organizzare nuovi processi di lavoro che prevedevano anche delle figure professionali nuove, o comunque delle attività che nel tempo diventeranno delle figure professionali interessanti per i freelance.

Come funziona l’evento “fisico”? Abbiamo assistito tutti a vari tipi di eventi fisici: ci sono gli operatori, chi si occupa della regia, chi si occupa dell’audio, chi si occupa delle slide proiettate, ecc. Insomma ci sono una serie di figure professionali. Ma questo stesso modello non può essere trasportato senza adattamenti negli eventi online.

Ripensare i processi organizzativi e le metodologie

A questo punto abbiamo cominciato a codificare delle attività e delle figure necessarie. Siamo partiti dal lavorare sulla nostra metodologia.

Durante il lockdown eravamo tutti separati, quindi la prima cosa di cui sentivamo l’esigenza, oltre alla situazione dove siamo collegati (uno Zoom, o uno Streamyard, per esempio), era una conference call in audio a parte, dove ricreare la stanza della regia separatamente.
In questo modo riesci a lavorare insieme agli altri anche se non sei fisicamente nel posto dove succedere l’evento. e soprattutto non capita quella cosa spiacevole di sentire audio “di servizio” perché magari ci sono microfoni aperti durante un talk. 

Ripensare le figure professionali: nuove professioni negli eventi online

Al di là delle piattaforme utilizzate, di cui non parlerò, abbiamo codificato fondamentalmente quattro figure professionali che differiscono leggermente da quelle presenti normalmente in un team di regia organizzato. 

E soprattutto, ed è qui che volevo arrivare, riteniamo che in ognuna di queste professioni ci sia un tasso di individualità, creatività  e autonomia molto diverso da quello che normalmente ha un team tecnico che gestisce un evento. Questa è proprio la prima cosa che vedo cambiare in prospettiva. Vediamo nel dettaglio le 4 figure.

Nuove professioni negli eventi online: Il content manager

Si occupa della ottimizzazione e condivisione dei contenuti durante l’evento online. Il content Manager è una figura che raccoglie l’eredità di quello che negli eventi viene chiamato il “PowerPointerista”, colui che “carica” le slide. Parte da lì ma è una figura un po’ diversa perché:

1. Si occupa anche di confezionare contenuti. Le presentazioni di questi eventi hanno bisogno di essere più curate della media. Bisogna quindi controllare i formati, verificarle, uniformarle, impaginarle. Un ruolo che diventa anche un po’ consulenziale: non è semplicemente un “carico la presentazione” ma è “verifico che quello che mi dai vada bene e lo ottimizzo”. 
2. Gira i fogli al pianista, per capirci con una metafora. Abbiamo notato che gestire noi le slide semplifica molto la vita allo speaker, perché può concentrarsi su quello che deve dire, senza l’ansia del controllare anche la progressione delle slide. Il content manager si occupa anche di far partire i contributi video, per esempio. 

Secondo me è una figura che acquisterà importanza nel tempo. Anche quando torneremo a fare eventi fisici, questi non saranno più come prima. Intanto perché ci siamo resi conto del fatto che è più comodo avere gli speaker in giro per il mondo piuttosto che portarli tutti nella stessa location, con risparmio evidente in termini di costi di tempo e di spostamento. La stessa cosa vale anche per il pubblico.
Ricordiamoci che fino a prima della pandemia lo streaming era una cosa un po’ improvvisata e non organizzata con cura, quasi un accessorio. Adesso invece lo streaming diventa centrale: chi organizza l’evento dovrà tener conto del fatto che c’è qualcuno che sta seguendo anche a casa, organizzando magari cose pensate appositamente ed esclusivamente per chi segue da casa. 

E non è detto nemmeno che la regia debba essere per forza fisicamente presente sul luogo dell’evento.

Nuove professioni negli eventi online: l’interaction manager

L’interaction manager è la figura che si occupa di tutto ciò che ha a che fare con le interazioni con le persone durante l’evento. Per esempio si occupa dei sondaggi e di gestire il flusso delle domande, cosa non banale quando hai un migliaio di persone collegate da remoto.
Un anno fa Zoom era poco più di uno Skype, e Hopin e Streamyard praticamente non esistevano ancora. Chissà quindi cosa succederà da qui all’anno prossimo: vedremo tantissime altre cose che ora non possiamo neanche immaginare. L’interaction manager è quella figura che si occuperà di tutte le interazioni che conosciamo ora e quelle che non conosciamo ancora. 

A noi per esempio servono molto queste figure, content e interaction manager, e fatichiamo a trovarle. Anche perché si collocano in una situazione un po’ di frontiera fra la competenza tecnica dello strumento e la capacità “umanistica” di concepire un sistema più ampio. Sono figure che richiedono la grande capacità di saper utilizzare vari strumenti, in maniera tecnica, ma anche originale, creativa e progettuale. C’è bisogno di una notevole “cleverness”, cioè la capacità di trovare soluzioni a problemi che prima non esistevano, ed è una qualità della persona, che va oltre alle capacità tecniche (che sono però altrettanto necessarie).

Nuove professioni negli eventi online: lo showrunner

Lo showrunner durante gli eventi fisici normalmente segue la scaletta e “chiama le cue”, dà gli attacchi e tiene le fila di quello che deve succedere. È chiaramente una figura cruciale negli eventi, tanto più online perché tutti distanti e non si vede chiaramente cosa sta per succedere “sul palco”. Lo showrunner ha la scaletta in mano e “chiama” al producer (il regista, ne parliamo dopo), al content manager, all’interaction manager, tutto quello che devono fare: manda le slide, manda il tappo, fai partire il sondaggio, così ognuno è pronto a far partire la sua parte.  

La prima cosa che deve fare lo showrunner, quindi, è rendersi conto della coerenza della scaletta prima dell’evento. Perché, ricordiamolo, anche per un evento online va progettata una scaletta, non è che ci mettiamo lì e parliamo e abbiamo magicamente un evento. In questo modo sappiamo già prima, in fase di progettazione, quando vanno aperti i microfoni e a chi, per esempio. 

Noi di Vudio ci siamo inventati il countdown all’inizio dell’evento: prima che l’evento cominci teniamo tutti i microfoni spenti, magari una slide con un video con il countdown. È un ottimo modo per far partita la diretta evitando quei minuti imbarazzanti del “mi vedete, mi sentite, ci sono, non ci sono, ci siete? Chi c’è, chi non c’è?”. Invece il countdown è un reset: tutti zitti tutti fermi, finito il countdown il primo che deve parlare sa che è il primo che deve parlare, ha il microfono aperto per non dimenticarsi, poi ci pensiamo noi ad attivarglielo al momento giusto. 

Lo showrunner si occupa anche della microprogettazione dei passaggi fra uno speaker e l’altro (per esempio: chiudere la condivisione slide, preparare le slide dello speaker successivo, cosa si vede a schermo nel frattempo?). 

Nuove professioni negli eventi online: il producer

È forse la figura più importante, quella che effettivamente accende e spegne le camere e microfoni delle persone che devono parlare. Chiaramente è una figura che si comporta in maniera diversa a seconda del tipo di piattaforma, e per l’appunto, deve conoscere esattamente e nel dettaglio come funzionano tutte le piattaforme. 

Noi abbiamo individuato 4 figure, ma potrebbero essere anche 10. Queste sono figure cardine, di cui ci sarà sempre più bisogno per gli eventi in futuro, perché hanno competenze trasversali fra progettualità e tecnica, e i normali service ancora non le forniscono.
Credo che siano un’opportunità di sviluppo interessante per chi lavora da freelance, no?

Per approfondire l’organizzazione di eventi ibridi / phygital: https://www.digitalupdate.it/blog/progettare-eventi-online-ibridazioni-phygital/

Fabrizio Ulisse ha anche un videocorso on demand su Digital Update: Organizzare e produrre eventi online. Se hai la tessera Freelancecamp Club puoi comprarlo a prezzo scontato.