Freelance: come fare i preventivi?

Ma voi freelance come fate i preventivi? Calcolando le ore? A forfait con un tariffario? Niente preventivi, solo stime e poi consuntivi?

Nuova puntata del podcast del Freelancecamp. La domanda è di Alessia Musi, rispondono in tanti: Alessandra Farabegoli, Gianluca Diegoli, Simone Martelli, Michela Calculli, Barbara Pederzini, Michela Giannobi, Angelo Ghigi, Paola Nosari, Matteo Vincenti, Biljana Prijic.

Puoi ascoltare la puntata del podcast, o leggere un estratto della trascrizione qui sotto.

Alessia Musi: come fare i preventivi da freelance?

Ora che sono freelance mi trovo a fare dei preventivi e non so da che parte farmi.

Quando lavoravo in agenzia facevamo i preventivi sulla base delle ore che pensavamo di dedicare al progetto, perché consideravamo la marginalità delle ore. Quindi io ora ragiono così: quando mi chiedono di fare una cosa penso a quante ore ci metterò, quanti soldi voglio all’ora (cosa che ho imparato con il talk di Alessandra) e poi faccio i conti.
Questo mio modo di ragionare, appunto, quanto tempo ci metto, mia nonna lo chiamava cottimo. E vista così non è la cosa mi fa proprio impazzire.

Quindi mi sono confrontata con le altre persone. Alcuni che mi dicono “no, no, è sbagliatissimo! Tu devi stabilire una fee mensile, se è un progetto continuativo. O comunque stabilire una fee, in modo che il cliente si renda conto che ha una spesa fissa che esce”. Altri invece ragionano in altri modi, magari misti.

Ecco, mi piacerebbe capire come fate voi, su che base calcolate i vostri preventivi e capire quali sono i pro e i contro di ogni cosa. Così magari riusciamo a capire come scegliere ogni volta che dobbiamo fare un preventivo.

Alessandra Farabegoli: l’esperienza e il valore che diamo al cliente

Io non ho un modo unico per fare i preventivi, perché non tutti i lavori sono uguali. Però in più di vent’anni di lavoro, alla fine sono arrivata a un approccio di questo tipo: ci sono dei lavori che, a prescindere dal tempo che mi richiedono, comunque hanno un valore di per sé. Perché è un tempo più denso, in cui io riverso una notevole esperienza.

Una quota fissa per il lavoro iniziale

Quindi, per esempio, per l’analisi e l’assessment dell’account Mailchimp di una cliente io ci metto poche ore, quando una persona senza la mia esperienza ce ne metterebbe di più. E in queste poche ore io, comunque, trovo una serie di problemi e di soluzioni possibili.
Il poco tempo che ci metto io, comunque, genera un valore di ottimizzazione molto importante. Inoltre è anche un tempo che faccio fatica a circoscrivere, perché un problema di un cliente me lo porto dietro, e magari mi vengono in mente soluzioni interessanti al di fuori delle ore che normalmente dedico al lavoro.

Questo tipo di lavoro di analisi e di strategia cerco di preventivarlo a corpo. Gli do un prezzo che prescinde dalle ore che ci impiego a svolgerlo e che corrisponde, grosso modo, a un valore che il cliente ottiene.
Per quel lavoro di analisi iniziale a volte ci metto 6 ore, a volte 15, a volte ce ne metto 3. Però, sostanzialmente, il valore che io erogo dal cliente non cambia. E quindi gli assegno un X.

La “manutenzione” e il lavoro continuativo a ore

Dopo questa fase iniziale ci possono essere invece delle attività più ordinarie, che sono, tipo, la verifica periodica di come stanno andando le campagne, o la revisione di newsletter che loro preparano e mi mandano in test. Oppure sessioni periodiche di confronto con il cliente. Ecco, io queste le quoto a ore, e dico al cliente quanto gli costerà all’ora.

Questo limita un pochino l’esagerato dispendio di richieste, e io chiarisco sempre che non fatturerò solo le ore che loro mi vedono in videochiamata o da loro, ma anche le ore che io spendo aprendo e rispondendo alle loro email, girando nel loro account Mailchimp. Per questi clienti quindi uso Toggl (uno dei tanti sistemi di tracciamento del tempo): appena il cliente mi chiama, io faccio partire il tassametro. E quando arrotondo è in eccesso, perché comunque ci sono sempre delle sbriciolature di pensiero che vanno al di fuori.

Il sistema misto per me funziona

Il fatto di dire al cliente tu per partire a lavorare con me paghi X perché io mi faccia carico del tuo problema e poi, quando è finita questa fase iniziale, mi paghi X all’ora, funziona. Aiuta loro a ottimizzare il lavoro che facciamo all’inizio e anche a non torturarmi in eterno con le richieste successive.

Attenzione, che se si fa in questo modo bisogna sempre chiarire molto bene quali sono i cosiddetti deliverable che chiudono la fase di analisi. Per esempio: al termine della consulenza iniziale ti do una traccia scritta delle cose che devi fare, la road-map con la tua strategia, e facciamo da X a X chiamate per un totale di massimo tot ore di call e hai assistenza in remoto fino a, che ne so, due settimane dopo l’ultima chiamata.
Questo significa che dal sedicesimo giorno dopo l’ultima chiamata, ogni volta che tu mi chiami scatta il tassametro.

Una formula diversa: una specie di “abbonamento”

In questo modo riesco a gestire bene; poi devo dire che ho trovato altri casi a certi clienti a cui ho proposto formule un po’ diverse, ma che alla fine non è che sono tanto diverse nella sostanza o nella somma finale, però mi è capitato ultimamente di sperimentare una formula di tipo “fisso”.
Visto che tanto so che avrai bisogno di me per 3-4 mesi ti propongo un fee mensile in cui sono comprese, tipo, una o due chiamate in videoconferenza e l’assistenza a distanza via email. Ho visto che tutto sommato ci sto dentro tranquillamente con i prezzi e con le ore. È chiaro che magari è un più il tempo e l’impegno del primo mese rispetto a quello del quarto mese, però ci siamo presi un impegno per X mesi.
Il vantaggio: io so di avere un un’entrata garantita, loro a sanno quanto spenderanno e soprattutto hanno la sicurezza che per un certo periodo di tempo li accompagnerò. A quel punto io non devo più contare le ore su toggl, anche se è chiaro che ho fatto una stima e che il forfait mensile l’ho dimensionato rispetto all’impegno che prevedo. Però loro sanno quanto spenderanno, io so quanto prenderò, e alla fine andiamo meglio entrambi in termini di redditività del lavoro. E soprattutto abbiamo spostato il valore dalla rendicontazione e controllo delle ore al progetto.

Attenzione: questi sono tutti i metodi che vanno bene per chi, come me, fai soprattutto la parte iniziale di start up dei progetti. Per il follow-up continuativi, francamente, per quello che vedo intorno a me, forse la cosa migliore è fare delle proposte iniziali per il primo periodo, ad esempio 3 mesi: ci tariamo su questo impegno e ti costa X al mese. Poi dopo valutiamo come andrà a continuare.

Ecco, fatturare proprio strettamente le ore con Toggl non mi piace.

Simone Martelli: noi dovremmo vendere prodotti, non ore.

Premetto che è la mia opinione e basta, però non dovremmo vendere ore, mai, per una serie di motivi che essendo qui tutti freelance probabilmente conoscete tutti.

Si dovrebbero sempre costruire dei “prodotti”. Poi magari non vendiamo come prodotto quello che offriamo, ma noi lo dobbiamo costruire dentro di noi e trattare come tale. Che sia una consulenza iniziale o che sia un lavoro continuativo. Poi appunto uno lo può chiamare “supporto”, “affiancamento”, quello che è ma attenzione: usare la parola giusta aiuta, le parole sono importanti, perché formano il pensiero.

Io suggerisco di fare delle offerte con una descrizione dall’inizio alla fine del processo. Quindi: quello che c’è scritto è quello che facciamo, qualsiasi altra cosa non sia scritta è un altro preventivo.
Perché? Qual è il grosso problema? Il primo è difendersi e ha a che fare con la paura, o la certezza, che il cliente tenderà sempre ad approfittarsi di me. Un po’ perché io vengo da una zona in cui ci si approfitta sempre degli altri scientemente, ma soprattutto per ignoranza del committente . E davanti all’ignoranza voi cosa fate? Tendete a regalare, ad andargli incontro: sbagliatissimo.

Definire il prodotto e dargli un valore

Quindi: definire il prodotto, dargli un valore. Lo sapete voi quanto ci mettete, però io posso dire per mia esperienza che sicuramente sbagliate a dargli il prezzo, e i vostri prezzi sono tutti troppo bassi.

Perché? Intanto perché autovalutarsi, al di là della sindrome dell’impostore che gravita su di noi, è sempre molto difficile. Valutare gli altri è difficile, l’autovalutazione è quasi impossibile. E questo è il primo problema.

Considerare il valore di mercato

Il secondo è il valore di mercato. Voi conoscete il vostro mercato, i vostri concorrenti, il valore della vostra offerta, oggettivo? Alessandra lo sa: lo start up di un progetto di email marketing che valore ha, nei tempi in cui può essere fatto, con le automation e con tutto quello che viene subito portato in dote all’azienda con il suo lavoro.
Quindi, intanto ci deve essere una grossa conoscenza di quello che siamo in grado di dare. Poi aumentate sempre i prezzi e smettere di fare preventivi a costo orario, sempre.

Facciamo un esempio. Preventivo sviluppo web. La software house prende il costo del personale, fa la previsione del tempo che ci vuole, tot ore per tot mesi di progetto, mi occupi le persone, il prezzo è € 50 l’ora e quindi il pezzo finale è questo.

Sbagliatissimo. Perché quello è il “prezzo di partenza” finale. Poi ci devi mettere altre cose dentro: il valore del prodotto. I miei programmatori sono uguali agli altri? No, i miei sono meglio. Perché sono meglio? E te lo racconto.

Il concetto è quello, cioè: io costruisco il prezzo partendo dalle ore, ma non può essere tot ore = preventivo. C’è anche un valore di quello che fai.

Valorizzare per dare valore

Alessandra: il lavoro che noi ci mettiamo per dare un certo servizio produce un qualcosa che è percepito dal cliente come un valore maggiore? Perché se io ci metto 10 ore e mi voglio far pagare € 80 all’ora, queste mie 10 ore devono produrre un qualcosa che viene percepito del valore non di € 800, ma di molto di più.

Quindi c’è un tema nostro di efficienza nel lavorare, ma c’è anche un tema di quanto noi valorizziamo i servizi che offriamo in modo che i clienti siano disposti a pagarci, a prescindere dal quante ore sanno che ci mettiamo.

Simone: Se parli con un ufficio acquisti qualificato magari non hai problemi a far capire il tuo valore, perché parla la tua lingua. Diversamente è il prezzo che racconta la tua offerta.

Parliamoci chiaro: se Alessandra ci mette 10 ore a fare una campagna di email marketing, arrivo io ce ne metto 50. Il risultato è uguale? Noi non facciamo la stessa cosa, anzi, siamo proprio in due campionati diversi. E i campionati esistono: ci sono giocatori di Serie A che vengono pagati una cifra, e giocatori di serie C che fanno lo stesso sport, in teoria, hanno lo stesso ruolo, e vengono pagati un centesimo, un millesimo. In teoria fanno la stessa cosa: entrambi fanno gol. Però un Cristiano Ronaldo è uno solo. E i giocatori di serie A sono un numero ristretto, quelli di serie C sono molti di più.

Quindi, la tua ora è figlia della capacità di fare il mestiere, ma anche della tua esperienza. Con esperienza non intendo solo tecnica: all’azienda che ti paga tu dai anche la garanzia che hai un esperienza nel trattare con loro, nel sapere anticipare i problemi, nel saperli risolvere.

Gianluca Diegoli: il freelance come “moltiplicatore”

Non sarei così categorico sul no alla misurazione oraria. Ci sono alcuni lavori per cui c’è un riferimento al mercato, una consuetudine forte e tale che non si può prescindere, difficile far capire il valore aggiunto. Per esempio: faccio il traduttore? C’è un costo a cartella, è la misurazione standard di quel mercato.

Se, invece, non vogliamo lavorare per ore ha senso quello che stavamo dicendo. Nel marketing c’è un cosiddetto willing to pay, cioè quanto un mio cliente è disposto a pagare un mio servizio. È chiaro che se vado dal pizzaiolo può pagare X, se vado dalla multinazionale può pagare X per mille, e il nostro tempo è sempre lo stesso, a parità di complessità.

Il freelance non è esattamente un dipendente di cui tu compri un pezzettino, è un moltiplicatore. Quindi se tu moltiplichi 10 per 0,1 come nel caso del pizzettaro o del fruttivendolo, il tuo lavoro vale 1. Se tu il tuo moltiplicatore lo metti su un possibile valore aggiunto di una multinazionale, il tuo valore è molto più alto.
Tu sei moltiplicatore, ma molto dipende anche per cosa moltiplichi. Per questo è molto più facile lavorare per quelle aziende per cui il nostro fattore si moltiplica per un possibile valore aggiunto più alto, allora sì che ne possiamo mangiare una fetta.

Faccio un esempio. Lavoro un’ora per un grande e-commerce e riesco a trovare il modo di migliorare la customer lifetime value del cliente da 100 a 200. Loro hanno 100.000 clienti, quindi io gli ho fatto guadagnare 2 miliardi (non funziona mai così, ma è per capirci).

Ed è quello che ha detto poco fa Simone: noi dovremmo basarci sempre sul valore che riusciamo a portare, e cercare di mangiarne una fettina. Noi siamo il moltiplicatore X, e moltiplichiamo il valore Y dell’impresa. Più alto sarà il valore di Y, più il nostro moltiplicatore sarà efficiente e più possiamo reclamare fette consistenti. Dobbiamo capire se siamo contenti di fare un logo per 30 euro (e magari ci mettiamo 10 minuti, e in un’ora ne facciamo 5!), o se vogliamo lavorare in modo diverso. Dobbiamo capire se siamo Amazon o la sartoria artigianale.

Alessia Musi: il valore aggiunto del freelance è la flessibilità

Secondo me il valore aggiunto del freelance è la flessibilità.
L’agenzia non è flessibile: tu hai un contratto, hai quello per cui hai pagato, non mi puoi chiedere nient’altro. Se vuoi qualcos’altro ti faccio un altro contratto.

La cosa bellissima che io trovo adesso, invece, nel fare il freelance, è che posso veramente lavorare di flessibilità.
Io voglio che il cliente mi chiami tutte le volte che ha un dubbio, perché non voglio sapere fra due mesi che ha fatto una cazzata e io non lo sapevo. Quindi per questo io ponevo la questione delle ore: perché quello che sto provando a fare adesso, ma non so se ha senso, è di dire “Guarda, tu di base mi dai almeno X perché io penso che più o meno per le cose base mi basti X. Poi se mi chiedi di più, io te lo dico a fine mese”. Intanto perché voglio che si senta libero di chiamarmi quando ne ha voglia. Poi perché penso che per lui sia veramente qualcosa che gli dà fiducia, e dal lato mio è una garanzia: se lavoro di più, voglio essere pagata di più. E non voglio chiedergli di più per paura di non essere pagato abbastanza, perché si crea una relazione disgustosa che è basata solo sui soldi e non sulla collaborazione.

Barbara Pederzini: la resa dei conti e la rendicontazione

Nella mia esperienza, il problema vero con l’essere pagati a ore per cose che non sono esplicitamente esprimibili in ore (le ore di formazione, le ore di consulenza in presenza, le ore di presenza in azienda, ecc.) è che poi il cliente vuole la rendicontazione.

Ora, se io in un’ora di consulenza, per la parte organizzativa, riesco a capire una persona e a dare delle risposte non è che lo sto fregando o sono fortunata. Riesco a dargli delle risposte in poco tempo perché ho passato vent’anni ad affinare delle capacità delle esperienze, a leggere, vedere, capire le persone.
Tutto questo è immateriale, quindi dal mio punto di vista, meno devo essere portata a esprimere il costo orario di tutte queste cose che sono immateriali, cioè frutto dei miei anni di esperienza, meglio è.

Il punto nodale del conto a ore per me risiede qui. Se tu quantifichi una cosa a ore e la fai pagare a ore, ti esponi a dover dare una rendicontazione. Quindi va benissimo se pensi di essere in grado di gestire quella rendicontazione in maniera sostenibile per te e per il cliente (sono ore di formazione, ore in presenza, timbri un cartellino, ecc.).

Però secondo me la flessibilità del freelance non è quella di essere sempre disponibile, è la possibilità di prendersi il suo tempo, che so, per imparare di punto in bianco una cosa da zero.

Angelo Ghigi: io mi faccio pagare a ore

Io sono brutto animale che si fa pagare a ore. Però dipende anche da una serie di cose. Per cominciare, dal tipo che lavoro che faccio: sono uno sviluppatore. Mi arrivano i lavori sostanzialmente sempre diversi per cui come mi comporto? Ho una tariffa base che viene fuori dai conti della serva che ha insegnato a fare Alessandra, e sotto quella non si scende perché vuol dire dare i soldi al cliente, e non ha senso.

Nel mio caso funziona così: mi chiami e mi spieghi il tuo problema. Ti dico facciamo 2-3-4 ore, quello che ci vuole, di analisi insieme, il costo è X (dove X è maggiore o uguale alla cifra dei conti della serva). Una volta fatta questa analisi preliminare io sono in grado di farti una STIMA: prevedo che per il tuo problema serviranno Y ore al prezzo X. Con l’accordo che quando arriviamo al 70% delle Y (e prima alziamo bandiera rossa meglio è), nel caso che ci rendiamo conto che non vediamo la luce in fondo al tunnel, avvisiamo. In modo che se servono ore (e soldi in più) non gliele metti “a tradimento” a lavoro finito, il cliente sa che nel caso lo avvisi.

Cioè, quando hai preventivato che gli farei spendere 1.000 e poi invece saranno 2.000, se glielo dici quando ti deve ti deve 700 si risolve, se gli dici a 1.200 “Guarda che siamo già fuori” il cliente si sentirà come se tu gli avessi già fregato 200, quindi non può funzionare.

Farsi pagare a forfait? Ok, fai le ore preventivate e moltiplicale per 2.

Molti nel mio lavoro ragionano “a corpo”. Per la mia esperienza per quotare a corpo devo comunque preventivare quanto tempo ci posso mettere, perché alla fine della questione comunque i conti della serva devono tornare.
A questo punto però se ragioni a corpo, a forfait, non devi dare la cifra per le ore che pensi di metterci, ma almeno il doppio. Perché, per la mia esperienza, se ragiono a forfait e poi il lavoro si complica, io rimango incastrato. Quindi il farti pagare a ore, caro cliente, ti conviene, perché in fattura avrai le ore che sono effettivamente servite. Se ti stimo che ce ne vogliono 10 e poi ce ne vogliono 7, te ne metto in fattura 7. Ma questo dipende anche dal flusso di lavoro che ho io: io normalmente ho pochi clienti con rapporti duraturi. C’è un rapporto di fiducia, la maggior parte delle persone arrivano da me con il passaparola.

Tariffa base + gli additivi

Sotto la tariffa base, come dicevo non scendo. Su questa però posso applicare delle differenze.
Mi chiami alle 19 di un venerdì sera per un problema che ti risolvo in 5 minuti ma che se non risolvo e aspettiamo il lunedì ti faccio perdere 2 milioni di commessa? Tariffa oraria + supplemento urgenza.

Mi dai un lavoro per cui per 3 mesi so che avrò un’entrata solida e costante? Ti faccio una tariffa più vicina alla base.

Sapete come funziona lo schema di Alessandra, no? Decidi quante ore vuoi lavorare al giorni, quanti giorni a settimana, quanto ti serve per vivere e rientrare nelle spese, quante ferie ecc. Da questo schema esce un numerino. La prima volta che ho visto la mia tariffa base ho detto, d’istinto: “no, è troppo!”.

A quel punto ti devi fare – e io me la sono fatta – una domanda: “ha senso che io voglia fare quel lavoro lì, se non sono neanche capace di farmi pagare quello che mi serve per campare come voglio campare?”. Piuttosto allora cambia lavoro e vai a fare qualcos’altro. Come diceva Sartoni in un altro talk, e come diceva Gianluca prima: se voi risolvete a qualcuno un problema e la vostra soluzione gli fa guadagnare 1.000 fantastiliardi vi può pagare anche 2 fantastiliardi. E non lo capisce, mollatelo subito, è un cliente che non fa per voi, il famoso cliente tossico.

Le mille e una funzioni del preventivo

Michela Calculli: usare il preventivo con un’arma di sterminio dei rompiscatole

Tanto col tempo non ti sbagli più, lo capisci subito. Allora io dico proprio al marito “io a questi gli ho sparato una cifra fuori dal mondo”. Così spariscono senza neanche rispondere e io ho smesso di perdere tempo, oppure accettano e me lo pagano a peso d’oro.
È una capacità che si affina col tempo, l’esperienza e la pazienza, ma poi arriva.

Io ne ho avuto uno recentemente, che gli ho voluto dare il beneficio del dubbio, e ho sbagliato.

Alessandra Farabegoli: mettere i prezzi sul sito

Fa parte del periodo di investimento dei primi anni. Quello dopo il quale inizi a mettere i prezzi sul sito, che non sono poi magari i prezzi di tutto quello che farai, perché non puoi prevedere tutti i casi, però alcuni prezzi di esempio hanno la funzione di ancoraggio. Quando un cliente arriva nella pagina prezzi e vede degli esempi, capisce se siete troppo cari per lui e sparisce prima ancora di avere delle pretese.

Simone Martelli: il preventivo è sempre un occasione

I preventivi sono la cosa più importante del vostro mestiere, perché il preventivo dice chi siete e dice anche come lavorate, che voi lo vogliate o meno.
Quindi il preventivo è un’arma di distruzione? No Il preventivo è sempre un’occasione. E poi ripeto, probabilmente dovreste raddoppiare tutti i vostri preventivi, ma questo è un altro discorso.

Paola Nosari: il preventivo è un documento di brand

Quando si parla di preventivi il primo pensiero è sul prezzo, ma in realtà un preventivo è un documento di brand. Secondo me, se è fatto bene è quella cosa che ci aiuta ad alzare i prezzi e a comunicare il valore di quello che facciamo. E, vi prego, non fare i preventivi in Excel: non limitatevi a dire quanto costa quello che fate. Il preventivo è uno strumento che vi racconta, che vi posiziona anche nell’immaginario del vostro cliente.

Matteo Vincenti: il preventivo è un atto costituzionale

Il preventivo è tipo un atto costituzionale: sei tu e il tuo momento di profonda autoanalisi e autodeterminazione. E ho scoperto questa cosa: se riesci a mettere assieme abbastanza autostima il tuo preventivo sale. Ma se nell’attesa che l’autostima salga, aumentate il preventivo, poi funziona anche sull’autostima!

Gianluca Diegoli: aggiungiamo allora il valore di brand

A questo punto riprendo la mia equazione: abbiamo detto noi siamo il moltiplicatore, il cliente ha un valore potenziale possibile, però il terzo elemento da considerare è il Brand, la nostra reputazione.
Allora se tu hai il Brand/reputazione che non vuol dire essere conosciuto, ma sei identificabile, posizionato, come la persona che fa quella cosa in quel modo, allora dopo, secondo me, sarà tutto in discesa. Cioè a quel punto posso anche scrivertelo sulla carta del formaggio, il preventivo (ma un bel preventivo in genere funziona meglio su una percezione).

Dobbiamo pensare che il cliente è disposto a pagarti anche a seconda di quanto PERCEPISCE il tuo valore, a seconda di quello che gli hanno detto gli altri, di quello che ha letto on-line, di quello che vede che hai fatto per altri.

Michela Giannobi: rilanciare sul preventivo

Una cosa anche abbastanza importante per me è rilanciare sul preventivo, e su questo faccio anche una valutazione di prezzo.
Nel senso che mi viene richiesto un certo tipo di lavoro che ha una consistenza, su questa consistenza io faccio un’analisi sul tipo di lavoro e sull’azienda e capisco che magari c’è margine di crescita o collaborazione. Quindi faccio di solito un preventivo di base, che risponde alla domanda che mi è stata fatta, e la valuto con dei prezzi a forbice. Poi però propongo quella che secondo me è una necessità latente di questa azienda. In questo modo, secondo me, smettono di vederti come un fornitore one-shot, e cominciano a vederti come un interlocutore che può essere attivato per tempi più lunghi per intenti diversi.

Io cerco sempre relazioni a lungo termine con i clienti, perché il costo tempo e valore di acquisire un cliente nuovo è altissimo mentre invece un cliente consolidato mi fornisce molte garanzie: una relazione già instaurata, un metodo di lavoro già testato, sicurezza nei pagamenti. La valutazione del prezzo nasce anche da qui. Se il lavoro si apre a una relazione più duratura, posso trattare sul prezzo.

Alessandra Farabegoli: il preventivo non è uno studio di fattibilità

Una delle cose che io ho imparato sbattendo la testa contro il muro è che nei primi anni i miei preventivi, di fatto, erano degli studi di fattibilità. Dopo le prime esperienze, mi sono resa conto che in realtà io facevo un sacco di lavoro prima, e ho smesso.
Quando faccio un’offerta non do mai già delle soluzioni. Anche nel colloquio/questionario preliminare al cliente, ammesso che io ne faccia uno più lungo di 10 minuti prima di iniziare a farmi pagare, cosa che tendo a non fare. In ogni caso nella prima chiacchierata è il cliente che parla, non sono io, perché sono io che faccio le domande e aspetto delle risposte. Queste risposte mi servono per inquadrare la dimensione del lavoro, ma io molto difficilmente do delle risposte e delle indicazioni che non siano proprio una roba elementare che sblocca qualcosa.
Inizio a fare il lavoro vero e proprio quando mi hanno pagato almeno la prima parte e nel mio preventivo. Nel preventivo metto come si svolgerà il lavoro, ma non metto la strategia, non metto le cose che faremo.

Quindi la mia offerta è una mail con un testo ben strutturato è un PDF allegato. Se il cliente decide di procedere me lo restituisce firmato per accettazione, cosa su cui sono diventata fiscale.
E sono fiscale sul fatto che mi paghino l’acconto prima della prima call perché, insomma, se uno mi fa delle storie per pagare l’acconto prima della prima call seria, vuol dire che non ha così tanta fretta di lavorare con me.

E quando mi dicono “ma le nostre procedure sono di pagare 90 giorni” eh, le mie procedure invece sono diverse. Poi ci sono dei clienti di lunga data di cui ormai sono sicura che mi pagheranno, e mi prendo anche i pagamenti a 60 giorni e delle volte perfino 60/90 però bisogna che ci sia un volume considerevole e poi anche un pochino di storia dietro, che mi assicura che non ci saranno problemi.

C’è stato uno ZoomClub con Giorgio Trono sull’importanza del contratto [il link funziona solo se per chi è nel club e accede loggato], che dovete assolutamente recuperare: il preventivo è un contratto a tutti gli effetti. Quindi pensiamo noi per primi, al preventivo come a un contratto perché è un contratto a tutti gli effetti: durata degli accordi, tempistiche tue e di consegna dei materiali/informazioni dal cliente.

Naturalmente trovi molto di più nel podcast, per esempio il punto di vista di Biljana Prijic che i nostri preventivi li riceve, per conto della comunicazione corporate di una grande azienda.

Per approfondire

Stime, preventivi, negoziazioni, prezzi

• Stime, preventivi & negoziazioni – talk MUST di Marco Brambilla al Freelancecamp 2014: Faccio un lavoro e mi pagano. Ecco, non è così. Alcuni aspetti del lavoro del freelance che non vengono presi nella giusta considerazione: come si decide quanto costa il nostro lavoro e come si compone e propone un preventivo al nostro cliente?
  
• Elementi di negoziazione – talk di Luca Sartoni al Freelancecamp 2018: Come ottenere il miglior risultato quando preparerai, discuterai, e firmerai il tuo prossimo progetto.
  
• Perché l’idraulico vince sempre – talk di Luca Sartoni al Freelancecamp 2015: Volete sapere perché non si discutono mai i prezzi con l’idraulico? Perché non si precipita appena lo chiamiamo, perché non negozia i termini di pagamento e perché non è possibile pagarlo in visibilità o solo se poi le cose vanno bene?
  
• Vendersi al giusto prezzo (giusto per te e giusto per il cliente) – talk di Paola Nosari al Freelancecamp 2019: Imparare a fare bene i prezzi per i propri prodotti o servizi aiuta a vendere di più. E poi, sconti sì, sconti no. Quando, come, perché.

Fare i conti

• I conti della (libera) serva: un foglio di calcolo per non fallire – IL talk di Alessandra Farabegoli più citato e usato dai freelance, contiene anche l’excel.
• Far quadrare i conti – un talk di Alessandra Farabegoli al Freelancecamp Lecce 2018: Un metodo e alcuni strumenti pratici per uscire dalla mera sopravvivenza e vivere bene oltre i minimi (prima bisogna guardare i conti della serva).
• Dai “conti della (libera) serva” di Alessandra al budgeting – talk di Luigi Serra al Freelancecamp 2020: Usare You Need a Budget per pianificare il proprio anno lavorativo, il pagamento delle tasse e fare invecchiare (bene) il proprio denaro.
• Fatture e Reddito, Tasse e Inps: ma quanto guadagno veramente?, di Laura Rubini, Freelancecamp online 2021. Partiamo dalle fatture incassate per arrivare al concetto di Reddito lordo. Quanto pesano Tasse & Contributi? Come calcoliamo Reddito Netto e Guadagno? E il Guadagno Netto?

Altre cose sui clienti da gestire

• sulla FIDUCIA… il talk “Sulla fiducia“, di Nicola Bonora al Freelancecamp 2015: Cos’è la fiducia, come si ottiene, perché è così importante per impostare buone relazioni di lavoro (e non solo).
  
• Il cliente tossico: riconoscerlo, smettere di pensare di gestirlo, riprendersi, di Giuliana Laurita.
  
• Il freelance con il cliente fisso – talk di Daniela Scapoli al Freelancecamp 2018: Pregi e difetti del cliente fisso, e come gestirlo senza che diventi troppo invadente.
  
• Il mio nuovo cliente mi pagherà? Impariamo dalle banche – talk di Elisabetta Diegoli e Gianluca Diegoli al Freelancecamp 2016: Gli strumenti che ti permettono di capire lo “stato di salute” del tuo cliente e cosa ti aspetta (mi pagherà? quando?).

La gestione del cliente negli ZoomClub

Puoi vedere i video di questo archivio solo se possiedi la tessera del Freelancecamp Club

• Come gestire la fase conoscitiva con un cliente in remoto (con Francesco Vetica di Fifth Beat): Cos’è il Design Thinking e come lo possiamo usare anche su piccoli progetti. Per esempio per strutturare un’intervista conoscitiva al tuo cliente: quali domande fare, come condurre l’intervista, i capisaldi da tenere presente.
• Contratti e privacy (con Giorgio Trono): L’avvocato che parla come un essere umano risponde a tantissime domande su come impostare un contratto che ci faccia lavorare meglio e gestire bene gli obblighi legati alla privacy.